Artikel 1 Verwerking gegevens 

Een goed gesprek met Karin is verwerkingsverantwoordelijke van de door jou verstrekte persoonsgegevens. 

Voor onderstaande diensten/ documenten verwerk ik de volgende persoonsgegevens: 

Offerte/ prijsopgave: 

Voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres worden verwerkt in prijsopgaven en offertes. 

Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens op grond van uitvoering van de overeenkomst. 

Bewaartermijn: 7 jaar (op grond van artikel 52 AWR) 

Intakeformulier / Overeenkomst: 

Voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en coachvraag. 

Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens op grond van uitvoering van de overeenkomst. 

Bewaartermijn: 7 jaar (op grond van artikel 52 AWR) 

Factuur:  

Aanvullend op de gegevens uit het intakeformulier / overeenkomst: bankrekeningnummer en betaalgegevens. 

Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens op grond van uitvoering van de overeenkomst. 

Bewaartermijn: 7 jaar (op grond van artikel 52 AWR) 

Klantdossier:  

De gegevens uit het intakeformulier/overeenkomst. Gegevens en informatie met betrekking tot de coachvraag. Een samenvatting van de hoofdzaken die besproken worden in de consulten. Indien van toepassing kunnen hier ook gezondheidsgegevens bij zitten.  

Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens: 

- op grond van uitvoering van de overeenkomst voor algemene persoonsgegevens 

- en op grond van toestemming voor het verwerken van gezondheidsgegevens (bijzondere persoonsgegevens) 

Bewaartermijn: 

- Klantdossier: maximaal 2 jaar na afronding van het traject 

- Financiële administratie (zoals facturen): 7 jaar (op grond van artikel 52 AWR) 

Nieuwsbrief:  

Voornaam, achternaam en e-mailadres zodat de nieuwsbrief naar je kan worden gestuurd. 

Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens op grond van het belang toestemming. 

Contactformulier: 

Voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres en de vraag of opmerking  die gesteld wordt. Gegevens zodat ik je vraag kan beantwoorden en contact met je kan opnemen. Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens op grond van toestemming. 

Bewaartermijn:  

- 1 jaar (voor het geval je nog een keer contact opneemt).  

- Na 1 jaar worden de persoonsgegevens vernietigd. 

Afspraak: 

Inplannen via een online afsprakensysteem. 

Voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en de vraag of vragen die je hebt. 

Deze gegevens verwerk ik zodat ik contact met je kan opnemen en je vragen kan beantwoorden. Deze gegevens worden verwerkt op grond van een gerechtvaardigd belang. 

Bewaartermijn: 

- 1 jaar na de laatste afspraak 

- Na 1 jaar worden de persoonsgegevens vernietigd. 

Review: 

Voornaam, achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres. 

Een goed gesprek met Karin vraagt toestemming om persoonsgegevens bij de review te vermelden voor marketingdoeleinden.

Bewaartermijn: 

- 10 jaar 

- Na 10 jaar worden de persoonsgegevens vernietigd en wordt de review zonder persoonsgegevens weergegeven. 

Urenregistratie: 

Voornaam, achternaam, coachvraag. Zodat ik weet hoe lang ik met een opdracht voor jou bezig ben en het mij inzicht geeft over hoeveel tijd ik aan welke taak besteed. 

Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. 

Bewaartermijn: 7 jaar (op grond van artikel 52 AWR) 

Overzicht: 

Voornaam, achternaam, coachvraag, aantal consulten en eventuele notities over de voortgang. Ik houd dit overzicht bij voor mijn eigen administratie en om inzicht te houden in de voortgang van het coachingstraject. 

Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. 

Bewaartermijn: 7 jaar (zodat ik ook makkelijk voor de Belastingdienst gegevens kan overleggen). 

Evaluatieformulieren: 

In evaluatieformulieren kunnen bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, omdat hierin een weergave staat van de besproken onderwerpen, conclusies en persoonlijke informatie. 

Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens op grond van expliciete toestemming en/of uitvoering van de overeenkomst. 

Bewaartermijn: 

- 2 jaar na het afronden van het coachingstraject.  

- Indien het coachingstraject wordt voortgezet, worden de gegevens langer bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de voortgang van de coaching. 

Communicatie en administratie: 

Persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer die worden gebruikt voor communicatie via WhatsApp en Outlook. Deze gegevens verwerk ik om contact met je te onderhouden en afspraken te bevestigen. 

Een goed gesprek met Karin verwerkt deze gegevens op grond van de uitvoering van de overeenkomst. 

Bewaartermijn: 7 jaar (op grond van artikel 52 AWR) 

Gegevens:

Ik vraag nooit meer gegevens dan ik nodig heb om jou verder te kunnen helpen. Gegevens worden digitaal bewaard, zodat, indien nodig, snel geschakeld kan worden bij wijzigingen en updateverzoeken. 

Een goed gesprek met Karin heeft passende maatregelen genomen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. 

Klachten:

Voor de afhandeling van klachten worden je naam, e-mailadres en telefoonnummer gevraagd, zodat ik met je kan communiceren en je klacht kan behandelen. Heb je een klacht? Mail dan naar info@eengoedgesprekmetkarin.nl. Klachten worden twee jaar na afhandeling van de klacht (inclusief alle gegevens) verwijderd. 

Artikel 2 Delen van persoonsgegevens 

Jouw gegevens worden niet gedeeld met andere bedrijven, zowel binnen als buiten de EU, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening of wanneer de wet dit verplicht. Ik, Een goed gesprek met Karin, verwerk jouw gegevens bij voorkeur alleen binnen de Europese Economische Ruimte. De bedrijven waarmee ik samenwerk, zijn verplicht jouw gegevens vertrouwelijk te behandelen, op basis van een verwerkersovereenkomst en/of een wettelijke verplichting. 

Bedrijven waarmee mogelijk gegevens gedeeld worden: 

- Accountant 

- Websitebouwer 

- Websitehosting 

- Knab betaaldiensten 

- Mail provider 

- Online afsprakenformulier 

Artikel 3 persoonsgegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

Gegevens kunnen op verzoek ingezien, aangepast of verwijderd worden. Ben je het er niet mee eens dat ik je gegevens verwerk? Dan mag je altijd bezwaar hier tegen indienen. Ook heb je het recht om de toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken alsmede het recht om Een goed gesprek met Karin te verzoeken je gegevens over te dragen aan een andere aanbieder.  

Je regelt dit door je verzoek te mailen aan: info@eengoedgesprekmetkarin.nl 

Niet alle gegevens kunnen verwijderd worden omdat Een goed gesprek met Karin een wettelijke verplichting heeft gegevens voor de belastingdienst te bewaren (7 jaar). 

Artikel 4 Automatische verwerking 

Een goed gesprek met Karin maakt geen gebruik van automatische verwerking. Alle gegevens worden door Een goed gesprek met Karin persoonlijk verwerkt. 

Artikel 5 Slot 

Soms wijzigt er wel eens wat of willen wij wat wijzigen en moet daarom de privacyverklaring worden aangepast. Ons advies is daarom de privacyverklaring regelmatig opnieuw te raadplegen. Mocht er nog iets onduidelijk zijn, je vragen hebben of een opmerking over de privacyverklaring, mail dan naar info@eengoedgesprekmetkarin.nl.